Spravujte svoje dokumenty digitálne!

Už nemusíte riešiť zdĺhavé vyhľadávanie jednotlivých dokumentov. V priebehu pár sekúnd nájdete požadovaný súbor aj s prílohami. Môžete sledovať priebeh celého procesu schvaľovania, máte prehľad o úlohách podriadených pracovníkov, môžete pripájať nové súbory. Zároveň Vám riešenie zníži chybovosť pri zadávaní a prepisovaní údajov. To všetko bez zbytočných finančných a časových nákladov!

S čím Vám vie E-dokument pomôcť?

  • Prijaté a vystavené faktúry
  • Zmluvy
  • Prijatá pošta a podateľňa
  • Žiadanky a interné objednávky
  • Elektronické formuláre na mieru a mnohé iné...

Zároveň uľahčí interné procesy, ako napríklad schvaľovanie, spoluprácu na rovnakých projektoch, priraďovanie oprávnení či sledovanie aktuálnych zmien v jednotlivých dokumentoch!

Proces digitalizácie
Proces workflow

Digitalizácia dokumentov: Faktúry, zmluvy a mnohé iné!

E-dokument poskytuje okamžitý prístup k elektronickým dokumentom bez zdĺhavého hľadania v archívoch. Umožňuje uchovávať elektronické dokumenty, či už emaily, zvukové záznamy alebo súbory v rôznych formátoch (xls, pdf). Správa dokumentácie v elektronickej podobe má pozitívny vplyv aj na súvisiace administratívne procesy, úsporu nákladov na tlač či spotrebu papiera.

Elektronický workflow: Pre efektívnejšiu spoluprácu!

Elektronické schvaľovanie s monitorovaním aktuálneho stavu zrýchli obeh dokumentov medzi jednotlivými oddeleniami. Zdieľanie informácii a spolupráca v tíme sa vďaka digitalizácii výrazne zrýchli. Priebežne môže na jednom dokumente pracovať aj  viacero osôb. Po kompletizácii údajov sa umožní prístup k dokumentu aj ostatným zamestnancom, prípadne sa nastavia prístupové práva.

Elektronický archív: Tri v jednom - primárne úložisko, archív a záloha!

E-dokument je ideálnym úložiskom pre bezpečnú úschovu digitálnych dokumentov a dátových správ (emaily, elektronická schránka) so schopnosťou dlhodobej archivácie. Vytvára tak priestor pre zníženie nárokov na archív písomností v neprehľadných šanónoch, regáloch či skladoch. Poskytuje veľmi jednoduchý a rýchly prístup aj k starším, či pôvodným verziám dokumentov.

Integrácia s elektronickými schránkami: Pre úradné dokumenty!

V prípade prechodu na zavedenie elektronických schránok získate efektívnejšiu a rýchlejšiu elektronickú komunikáciu s verejnou správou. Schránky umožňujú priame elektronické doručovanie úradných podaní a dokumentov.

Registratúra: Pre súlad so zákonnými predpismi!

V rámci archivácie dokumentov je možné zaviesť registratúrny plán podľa legislatívnych nariadení, prípadne ich jednotlivo prispôsobovať. Vďaka tomu vie E-dokument zabezpečiť evidenciu, tvorbu a ochranu registratúrnych záznamov, povinnú od roku 2017!

Funkcionalita

Digitálna správa dokumentov s víziou Paperless Office!

Výhodou nášho riešenia je využitie open source platformy Alfresco Community. E-dokument vďaka tomu predstavuje bezpečné elektronické úložisko s mnohými funkciami, je prispôsobiteľný business procesom Vašej firmy a nezahŕňa zbytočné licenčné poplatky. E-dokument ponúka aj nasledovné funkcionality:

  • Fulltextové vyhľadávanie v celom archíve bez ohľadu na štruktúru archivácie!
  • Prehľadná elektronická evidencia zmlúv, faktúr, došlej korešpondencie a akýchkoľvek iných podkladov!
  • Automatická tvorba, spracovanie a revízie dokumentov bez zbytočného prepisovania a kopírovania!
  • Archivácia podľa požadovaných kritérii, čím sa predchádza ich definitívnej strate!
  • Extrakcia údajov zjednoduší prenos do nových dokumentov, napríklad pri opakovaných faktúrach!
  • História zmien, prehľad a porovnávanie jednotlivých verzií dokumentov a ďalšie...

Medzi ďalšie popredné výhody Alfresca patrí hlavne možnosť integrácie CMS systému Liferay.

Ďalšie výhody správy dokumentov

Prístup kdekoľvek

Vďaka  E-dokumentu je  možné mať prístup k  jednotlivým dokumentom kdekoľvek a  kedykoľvek.

Integrácia medzi DMS a Liferay

Najčastejšie nasadzovaná alternatíva pre Windows Sharepoint. Robustná a škálovateľná podniková platforma so silným DMS backendom.

Úspora času

Efektívnejšie presúvanie dokumentov medzi oddeleniami bez ich straty!

Prideľovanie prístupových práv

Všetky naše ponúkané riešenia zabraňujú neautorizovanému prístupu. Archivácia je voliteľná podľa business procesov.

Integrácia s ERP

E-dokument je možné integrovať do rôznych externých systémov!

Jednotná platforma

Dôležité informácie a dokumenty sú vždy po ruke podľa vnútropodnikových procesov spoločnosti!

Kontakt

E-dokument používajú

SES
2012 – súčasnosť: SES Tlmače a.s. – Digitalizácia prijatých faktúr
Úspešne zrealizovaný projekt implementácie DMS E-dokument, systém digitalizácie elektronických faktúr a schvaľovacieho workflow sprievodného listu faktúry. Výstupom je Sprievodný list faktúry. Implementácia dátového konektoru pre lokálne účtovné aplikácie. Podpora prevádzky.
ISSK
2018 – súčasnosť: IS–Industry Solutions a.s. – implementácia DMS
Analýza, návrh riešenia a implementácia DMS E-dokument s modulom procesu Realizácia zákazky v celom životnom cykle (Dopyt-Ponuka-Zákazka-Ukončenie). Digitalizácia agendy Faktúr a Pošty. Riešernie implemnetované nad DMS platformou Alfresco.
BNP Paribas
2014 – súčasnosť: BNP PARIBAS PERSONAL FINANCE SA, pobočka zahraničnej banky – Migrácia a podpora DMS
Úspešná migrácia DMS pre archiváciu najrôznejších typov klietnkych dokumentov, tzv Klientkych zložiek. Integrácia SSO a DMS. Podpora prevádzky. Riešernie implementované nad DMS platformou Alfresco.
UTB
2015 – súčasnosť: UNIVERZITA TOMÁŠE BATI V ZLÍNE – Implementácia DMS
Analýza, návrh riešenia a implementácia elektronického archívu zmlúv, faktúr, objednávok, porád, študentskej agendy a Technicko-prevádzkových dokumentov. Implementácia skenovacieho pracoviska pre digitalizáciu zmlúv a technicko-prevádzkovej dokumentácie.
MSM
2017 – súčasnosť: MSM GROUP – Implementácia DMS
Implementácia DMS E-dokument s dôrazom na proces technického a právnického pripomienkovania zmlúv, ich schvaľovanie a archivácia podľa legislatívnych pravidiel.
JESS
2015 – 2016: JADROVÁ ENERGETICKÁ SPOLOČNOSŤ SLOVENSKA a.s. – Analýza rozvoja DMS, implementácia schvaľovania žiadaniek technického nákupu
Analýza možností technického a business rozvoja DMS. Implementácia digitálnejp systému pre generovanie, vyplnenie a schvaľovanie žiadaniek technického nákupu s archiváciou nad DMS.
ZOŠ
2018: ŽOS Trnava, a. s. – Analýza digitalizácie zmlúv
Analýza a návrh digitálneho procesu tvorby a následného schvaľovania zmlúv v el. podobe cez komplexnú organizačnú štruktúru firmy. Riešernie analyzované nad DMS platformou Alfresco.
KB
Komerční banka – Alfresco
Pre KB realizujeme jednotné úložisko dokumentov a ich zdieľanie na platforme Alfresco. Projekt obsahoval aj  redesign architektúry a upgrade na verziu Alfresco 3 Enterprise. Súčasne je realizovaná príprava na integráciu ďalších aplikácií využívajúcich centrálne DMS služby poskytované produktom Alfresco.
ČSOB
ČSOB Leasing – Dátové schránky, analýza
Príprava interného projektu pre implementáciu Dátových Schránok. Riešenie je postavené nad MS infraštruktúrou a SQL serverom 2005. Proof of Concept je postavený na Alfresco a LifeRay.

Kontaktujte nás!

Ste pripravení začať s nami spoluprácu? Skvelé!
Zavolajte nám alebo pošlite správu a my sa Vám ozveme čo najskôr!

Neváhajte nás kontaktovať a vyžiadať si online demo verziu E-dokumentu.

TRASK SOLUTIONS Slovakia s.r.o.

Vysokoškolákov 8556/33B
010 08 Žilina
Tel.: +421 911 529 563


Priamy kontakt na DMS:
Tel.: +421 911 529 564

O Spoločnosti

Trask je konzultačná a technologická spoločnosť, ktorá pomáha svojim klientom využívať informačné technológie k rozvoju podnikania a rýchlejšiemu zavedeniu nových produktov a služieb. Sme dlhoročným partnerom významných firiem v oblasti bankovníctva, financií, telekomunikácií a priemyslu. Pôsobíme na trhu už viac ako 20 rokov a v súčasnej dobe zamestnávame viac než 400 IT odborníkov. Svoje služby poskytujeme nielen v Slovenskej a Českej republike, ale i v ďalších krajinách strednej Európy.